文件管理程序正文

文件修订履历

1．目的

建立并维持程序对所有管理系统文件与资料进行管制。

2．范围

各管理系统(ICTI管理系统,ISO9001管理系统)中所有受控制文件与资料。

3．程序

  3.1定义

3.1.1 受控正本文件：由文件发起人书写之文件和资料。

3.1.2 作废文件：已失效之文件，应交还文控中心处理的文件。

3.1.3 受控副本文件：受文件控制中心控制且受控使用在相关部门/场所之文件。

3.1.4 外来文件：各种国际、国家标准、法律法规、客户图纸/样板、检验标准等公司

有关文件。

3.2 文件分类

管理系统文件分为四个层次，且低级支持高级：

3.2.1管理系统手册为一级文件，提供公司政策和管理系统模式，并解释各管理系统标准的各要素。

3.2.2各程序文件为二级文件，提供工作方法和运行程序。

3.2.3各类制度、操作规程、管理方案、工作指引等为三级文件，提供某一作业或活动的具体规范和要求。

3.2.4各类记录、表格为四级文件，提供证实管理系统运作的依据，并作为后续改善分析的资料。

3.3文件的编写和审批

  3.3.1 ICTI管理系统文件的编写和审批：

a   手册由管理代表编写，由行政总监审核，总经理批准。

b   二、三级文件由各委员会及各相关部门主管编写，管理代表审批。

c   四级文件由各部门编制，部门主管审批。

3.3.2质量管理系统文件的编写和审批：

a各部门负责人根据实际需要起草文件，与其它部门运作有关联时，需要进行咨询，征得相关部门的认可。文件需要符合ISO 9001:2000要求，公司运作之实际，以及相关的格式。

b 品质手册应由管理代表编写，报行政总监审批，总经理批准；

c 质量体系程序应由部门最高负责人编写，报管理者代表审批，总经理批准；

d 部门工作指引由各部门主管编写，管理代表审批；部门内部作业指引可由相关的负责人编写，管理代表审批。

e 其它受控文件由相关的部门主管以上人员审批。

f 其它特殊情况下(如文件审批人不在等)，可由相关的有权人代为审批，但该审批
人必须有有效的授权书。

3．4 文件的更改

3.4.1出现下列情形时，文件需要更改：

a.相关法规、标准和其他要求出现变化。

b.体系运行中，文件不能满足要求。

c.系统构成及作业或活动有重大变化（包括机构的重大调整）。

d.每年定期审查，发现有更改需要。

e.其他利益相关者的要求。

3.4.2文件更改应由原编制人修改及原审批人批核，如上述人员不在公司，可由熟悉此工作的同级或上级人员进行，并要参考原文件。文件更改后，由文控中心制订新的文件版本号和修订号。

3.5 文件的发放

3.5.1 文件发放：

a      文件经审批后，原稿保存于文控中心。

b      文控中心按文件发出人的发放要求，盖“受控文件”印章，以示受控，分发至相关部门并保存分发记录。

c      各部门编制的文件（部门管理方案、目标与标的、相关设备资料及维护记录等）由各部门自行管理（各委员会可给出指导性意见），正本送文控中心备案。

3.6文件版本和修订号

3.6.1一级文件须标明版本号和修订号，表示为“版次：A/N”，其中A为版本号，由文件发行版次确定（用大写英文字母表示）；N为修订号，由修订次数确定（01及以上整数）。

3.6.2文件修订次数过多（通常以不超过10次为宜）或完全不适应时，应重新进行编制并发行新版的文件。

3.7文件的保存

3.7.1所有受控文件样本由文控中心存档。

3.7.2各部门主管和文员负责妥善保管本部门文件存放在各部门办公室，部分文件（如

安全操作规程、工作指引、检查标准书等）需存放于适当工作地点，如有损坏和

遗失，须及时到文控中心联系补发。

3.7.3所有表格与记录需注明保存期，或由各委员会每年例行审核时决定是否继续保存。

3.7.4文控员应对受控文件进行分类整理归档，确保文件清晰，易于识别和检索；文控

员还制订文件清单，文件清单应有最新版本编号，文件编号及文件名称，以便各

部门检查其部门文件是否有效。

3.8 文件作废

  3.8.1 文控中心应收回已作废的受控文件；

  3.8.2 收件人应将作废文件交回给文控中心；

  3.8.3 作废文件的正本应盖上作废文件的印章并分开保存至少1年以上，以供参考；

  3.8.4 文控中心应销毁盖上作废文件印章的发放回收件；

  3.8.5 文控中心应保存文件的分发、回收记录。

3.9 外来文件的管理:

    3.9.1 由客户提供的工程资料、作业指导书等外来文件经相关部门签名确认后交文控

中心派发，继续延用客方编号或名称。

3.9.2 其他外来文件须经管理者代表批准,并交文控中心受控,加盖"受控文件"章，并

建立外来文件清单。

    3.9.3 文控中心拟制本公司使用的外来文件时,当有新版本购入时须将旧标准更换,若

有外来文件已分发至相关部门时，应将旧版本回收处理。

3.10 发外文件的控制：

3.10.1因客户、供应商的要求或其它工作需要,须以"参考"形式发放,到公司外部的受控文件,需由相关职能部门填写《文件申请单》,经由管理者代表批准后执行。 

3.11 由管理代表和各委员会负责本程序的制订、审查和修订。

4．参考文件

4.1 略

5．支持文件

5．1《文件清单》

5．2《文件分发/回收表》

5．3《修订记录表》

5.4 《文件申请单》